NEWS/BLOG

2021.07.08

「Y’sCHAIN」でメールの定型文を作ってみた!

日々、大量に届くメールのやり取り…皆様はどう対応されているでしょうか。

同じ内容のメールを違う人に送信したい時、メール内で検索し、コピペで再利用していませんか?
その際、メール内容にうっかり名前が残っていて、ヒヤッとしたことありませんか?

ミスを防ぐためには、定型文に登録して、一から作成した方が確実ですよね。

たくさん定型文を作成して、業務効率化を図りたい!

Gmailでは定型文登録ができますが、テンプレート機能に検索機能がなく、一覧でずらずらーっと出てきますので、探すのに時間がかかってしまいます。

今回は、弊社が開発した文書作成支援システム、「Y’sCHAIN」を利用し、メールの定型文を作ってみました。

文書作成支援システム、「Y’sCHAIN 」とは・・

日本語入力ソフトには、IMEやATOKの他に、Google日本語入力やSimejiなど色々とあります。
私自身、単語登録はIME、短文はATOK、と使い分けていますが、ATOKに短文を入力しても、入力した頭文字を忘れたり、どの言葉で登録したかを忘れて、検索に時間がかかり、最初から入力したほうが逆に早いことも多々あり・・・(私だけかもしれませんが。)

「Y’sCHAIN」は、もともと放射線科専門医が日々作成する大量のレポート作成の負担を軽減し、少しでも本来業務である画像診断に時間を割いていただくために当社が開発した、日本、米国で特許取得済みのシステムです。
医療用レポート作成のために開発されたシステムですが、他のあらゆる文書でも利用可能です。

今回、私が業務で利用してみた、メール定型文の使用方法についてご紹介します。

時候の挨拶や結びの言葉など、「Y’sCHAIN」の定型文に登録し、学習させることで、過去のメールを検索することなく、登録した定型文が表示されます。
また、過去の文章をAIが解析してくれるので、定型文と例文を組み合わせて文章を作ることも可能です。
例文は過去に自分が使用した文章を一覧表示してくれるので、表示された文章の中から選択していくだけで、簡単に文章を作ることが出来ました。

【Y’sCHAIN:定型文検索画面】
・検索したい文字を入力すると、その文字が使用された定型文が表示されます。
・何も入力しない場合、登録されている定型文一覧が表示されます。

【Y’sCHAIN:定型文プレビュー画面】
・登録した定型文の内容も確認できます。

【Y’sCHAIN:定型文選択後、送信前】
・編集や訂正が必要な場合、この画面で編集をします。

【Y’sCHAIN:送信後】*今回はメモ帳に送信しています。

「学習する」にレ点を入れて、送信すれば、過去の文章をAIが解析し、入力の際にサポートしてくれるので、より早く文書の作成をしてくれます。

【Y’sCHAIN:例文画面】
・自分が過去に使った文章を選択できます。

Y’sCHAINを使ったみた感想まとめ

・定型文を作成できること
・作成した定型文をプレビュー表示できること
・AIが学習してくれるので、定型文のみではなく、自分が過去に使用した文章を自動表示してくれるので、表示された文章をクリックするだけで文章を作成することができること
・定型文編集や削除が容易なこと
などです。

カスタマーサポートやマーケティング担当の方など、日々、大量のメールのやり取りをされている方は、ぜひ、弊社の「個人情報の取扱に関して」に同意いただいた上、下記のお問い合わせフォームより、ご連絡くださいませ。

                                  投稿者:うえの